MANAJEMEN PROYEK-sebuah diskusi


  1. 1.       Pengertian Umum

Manajemen sebuah proyek harus di pandang sebagai sebuah pekerjaan sekali waktu. Sedangkan kata “proyek” bermakna sebuah pekerjaan besar yang sangat besar kemungkinannya tidak terulang pada waktu jangka tertentu di masa depan. Suatu kesalahan akan sangat mahal, sehingga sangat diingin­kan untuk melaksanakan tahap demi tahap pekerjaan itu tanpa kesalahan. Ini sangat kontras dengan manajemen produksi di mana punya banyak kesempatan untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan seperti rancangan, segi­segi operasi produksi, pada waktu produksi berikutnya. Artinya manajemen produksi bersifat repetitif (befalling), scdangkan manajemen proyek adalah sekali saja, khusus untuk suatu proyek.

Contoh-contoh manajemen proyek diantaranya membangun sebuah stadion sepak bola, mengelola penelitian berskala besar, melaksanakan pembedahan transplantasi organ tubuh, memasang lintas produksi, atau berjuang mendapatkan ijazah MM satu di pergurung tinggi. Semua proyek di atas punya beberapa kemiripan. Masing-masing terdiri atas banyak tugas atau kegiatan, yang jumlah aktifitas/kegiatan ini tergantung seberapa rinci kita ingin mengurai proyek tersebut. Aktifitas-aktifitas sebuah proyek memiliki hubungan berantai dan berurut satu sama lain. Artinya aktifitas tertentu tidak bisa dimulai sampai yang lainnya selesai. Setiap aktifitas punya lama waktu. Kadang-kadang anda dapat begitu yakin tentang lama suatu aktifitas berlangsung. Pada saat lain, ada beberapa aktifitas yang waktunya sangat sulit ditaksir. Akhimya aktifitas-aktifitas di dalam suatu proyek harus dijadwal sedemikian rupa sehingga selesai dengan selamat/sukses.

 

Banyak metode telah dikembangkan untuk menajemen proyek, diantaranya adalah Gantt Chart. Hanya saja Gantt Chart tidak cocok untuk proyek hew yang aktifitasnya banyak. Maka untuk mengatasinya orang mengembangkan Critical Path Method (CPM) dan Program Evaluation and Review Technique (PERT) yang paling populer diantara berbagai teknik lainnya.

CPM dan PERT memiliki beberapa kemiripan. Mereka memperlihatkan lama suatu aktifitas dan saat-saat mulai paling dini, sebagaimana halnya Gantt Charth. Sebagai tambahan, mereka dengan jelas memperlihatkan kesaling beruzutan antara aktifitas yang memungkinkan pengguna untuk menentukan aktifitas-aktifitas yang paling kritis terhadap waktu penyelesaian. Modifikasi aktifitas dan penyesuaian-penyesuaian jadwal relatif mudah dilakukan, apalagi dengan tersedianya komputer.

Tentu saja, CPM dan PERT lebih makan waktu dari pada Gantt Chart, sehingga lebih mahal. Tetapi, dengan skala proyek yang lebih besar, CPM dan PERT akan lebih murah dan cocok, daripada Gantt Chart. Pilihan terhadap masalah ini tergantung pada faktor urutan dan kerumitan suatu proyek serta software komputer yang tersedia.

 

  1. Jaringan Perencanaan Proyek

Untuk analisis proyek rnenggunakan CPM dan PERT, hams diasumsikan 3 sifat proyek berikut :

  1. Proyek terdiri atas aktifitas-aktifitas yang terdefinisi dengan jelas.
  2. Setiap aktifitas bisa dimulai dan diakhiri tanpa tercampur dengan aktifitas lain.
  3. Setiap aktifitas terkait dengan urutan pelaksanaan satu sama lain.

Agar mudah memahaminya, perhatikan contoh kasus berikut iii. Misalkan anda mendapat tugas mengkoordinasikan pemasangan alat pengukur curah hujan dan sekaligus berfungsi sebagai sensor angin. Peralatan telemeter akan diletakkan di dalam suatu bangunan kecil untuk merekam secara kontinyu semua pembacaan. Tidak semua aktifitas yang diperlukan untuk memasang stasion ini dapat dikerjakan sekaligus. Tidak juga setiap aktifitas harus dikerjakan satu per satu. Dalam rangka menentukan aktifitas maim yang bisa dikerjakan bersamaan, dan mans yang tidak, anda perlu menyusun tabel urutan sebagai berikut

Data Pemasangan Alat Ukur Curah Hujan/Sensor Angin

Aktifitas

Uraian

Rancangan

Waktu

A

Menata letak stasion sensor  

5

B

Dapatkan Alat ukur hujan/sensor  

25

C

Dapatkan alat telemetri  

18

D

Bangun 50 % bangunan

A

14

E

Bangun 50 % sisa bangunan

D

14

F

Pasang sensor angin

B, D

4

G

Pasang telemetri

C, D

5

H

Hubungkan telemetri-sensor angin

F,G

3

I

Test akhir

E, H

I

Dari data diatas dapat digambarkan dengan rancangan sbb:

 

 

Interprestasi gambar di atas adalah sebagai berikut :

Lingkaran ini disebut juga node. la menunjukkan titik berawalnya suatu aktifitas atau titik akhirnya. Nomor di dalamnya hanya untuk identifikasi.

Garis panah menunjukkan aktifitas. Di dekatnya ditulis simbol aktifitas beserta lama waktunya. Panjang garis panah tidak bermakna apa-apa. Arah panah ke suatu node menunjukkan urutan antar aktifitas.

Garis panah putus-putus adalah aktifitas semu (dummy). Secara alogika urutan aktifitas is mesti ada, tapi dalam kenyataannya tidak ada. Sehingga lama waktunya pun nol.

 

  1. Critical Path Method (CPM)

Mengiringi penjelasan tentan CPM ini, marilah kita perhatikan contoh berikut. PT. TI akan mendirikan sebuah pabrik di lokasi yang telah ditentukan. Pada tahap konstruksi pabrik diperoleh rangkaian aktifitas yang tergambar sebagai berikut :

A.5                                          G.18 (Satuan Waktu dalam hari)

 

Selanjutnya ada simbol-simbol yang berlaku untuk analisa CPM lebih rinci, yakni :

t         =        Taksiran rata-rata lama waktu suatu aktifitas.

ES      =        Saat paling dint suatu aktifitas mulai

EF        =          Saat paling dint aktifitas berakhir

LS        =          Saat paling lambat suatu aktifitas mulai

LF        =          Saat paling lambat suatu aktifitas berakhir

S          =          Slack, yaitu selisih antara saat paling dint dengan saat paling                               lambat pada permulaan atau akhir suatu aktifitas.

Jika t adalah tetap, dan jika aktifitas A mulai paling awal pada hari ke – nol maka paling dini akan berakhir pada hari ke-I0.

Jika A boleh mundur paling lambat 2 hari, sehingga ia paling lambat mulai pada hari ke-2, maka ia akan berakhir paling lambat pada hari ke-12. Dalam hal ini, slack = 2 hari.

Jadi pada setiap saris panah yang meninggalkan suatu node, selalu ada ES dan LS-nya. Sedangkan pada ujung panah yang menuju suatu node, selalu ada EF dan LF.

 

  1. 4.    Kamar-kamar Node

Kamar kiri adalah untuk menuliskan saat paling dini suatu aktifitas mulai atau berakhir. Sedankan kamar kanan adalah tempat penulisan saat paling lambat suatu aktifitas mulai (node yang ditinggalkan garis panah) atau berakhir (node yang dituju garis panah)

Ada dua arah perhitungan yang berlaku untuk CPM, yakni perhitungan maju, dari kiri ke kanan. Ini untuk menghitung saat paling dini seluruh proyek dikerjakan dan diselesaikan. Sedangkan perhitungan mundur dari kanan ke kiri, adalah menghitung saat paling lambatnya. Jika saat paling dini suatu aktifitas ditetapkan pada hari ke-nol

Aktifitas A paling dini mulai pada hari ke-nol. Demikian pula aktifitas B dan C. Di node 2 aktifitas A berakhir pada hari ke-10 paling dini, sekaligus mengawali aktifitas D paling dini pada hari ke-10. Karena aktifitas D berlangsung selama 4 hari, maka berakhir paling dini pada hari ke-14 di node-5.

Demikian penjelasan yang sama berlaku untuk semua aktifitas lainnya. Node-8 membutuhkan perhatian khusus. Disini terjadi 3 aktifitas sekaligus berakhir. Tentunya aktifitas G, 1-1 dan I berakhir paling dini pada saat yang berbeda. Aktifitas G berakhir pada hari ke-25. H pada hari ke-30 dan I pada hari ke-23. Secara logika dapat disrnpulkan bahwa angka terbesar harus dipilih dari dua lainnya. Maka diperoleh hari ke-30.

Selanjutnya, pada perhitungan mundur, kita mulai dari node 8. Saat berakhir paling dini pada hari ke-30 disamakan dengan saat berakhir paling lambat untuk aktifitas G, II dan I. Maka gambar 9.4 berubah menjadi gambar 9.5 berikut ini.

 

Jika aktifitas G berakhir paling lambat pada hari ke- 30, sedangkan lama waktu pelaksanaannya adalah 11 hari, maka di node-5, is boleh mulai paling lambat pada hari ke-19 (dad 30 – 11). Demikian pula pada aktifitas I, bisa mundur, mulainya paling lambat pada hari ke-27 (node-7), yakni 30-3 = 27.

Perhatian khusus perlu diberikan untuk node 2,3,4 ke node 1. Aktivitas A bisa mulai paling lambat pada hari ke-5 di node-1. Sedangkan aktifitas C bisa dimulai paling lambat pada hari ke-7 di node-1. Tetapi aktifitas B harus dimulai pada hari ke-nol di node-1, jadi tidak bisa mundur. Maka kamar kanan di node-1 diisi hari ke-nol, dipilih yang terkecil dari dua lainnya. Node 1-3-6-8 menunjukkan angka kamar kiri dan kanan sama. Berarti slack = 0. Dan disinilah terjadi lintasan kritis, yakni lintasan dengan slack = 0.

Lintasan kritis (critical path) mengandung makna bahwa aktifitas-aktifitas yang ada pada lintasan itu tidak boleh terlambat dikerjakan dan butuh perhatian khusus dari manajemen.

 

 

 

  1. 5.       Program Evaluation And Review Technique (PERT)

PERT dikembangkan secara terpisah dari CPM pada masa yang bersamaan. Ia menggunakan jaringan aktifitas, mempunyai lintasan kritis, dan juga ada total slack. Lalu apa bedanya dengan CPM ? Perbedaan dasar adalah dalam cara lama waktu aktifitas ditaksir. Sementara CPM memerlukan taksiran tunggal untuk lama waktu aktifitas, sedangakan PERT memerlukan tiga taksiran untuk satu lama aktifitas, yaitu waktu yang paling mungkin, waktu minimum dan maksimum.

PERT sering digunakan pada proyek-proyek yang sangat tidak pasti waktu setiap aktifitasnya. Usaha-usaha riset dan pengembangan serta proyek-proyek yang melibatkan perubahan teknologi yang cepat akan sangat cocok membutuhkan pendekatan PERT.

PERT menuntut penggunanya untuk mengasumsikan ketidakpastian lama waktu aktifitas dapat digambarkan oleh distribusi probabilitas tertentu. Taksiran waktu yang paling mungkin akan merupakan modus atau nilai tertinggi distibusi tersebut. Dengan kata lain, taksiran ini merupakan jumlah hari yang paling sering terjadi jika aktifitas tersebut dilaksanakan berulang-ulang dalam situasi mirip. Taksiran lainnya kadang disebut juga taksiran optimis dan pesimis. Waktu aktifitas optimis merupakan waktu tersingkat untuk aktifitas itu, jika segala sesuatu berjalan baik. Waktu pesimis adalah waktu terlama karene adanya pengaruh faktor-faktor yang berdampak menghambat aktifitas tersebut. Untuk aktifitas-aktifitas yang tidak pasti, taksiran waktu pesimis dan optimis tentu akan sangat berbeda jauh. Sedangkan semakin pasti taksiran waktu, semakin dekat ketiga jenis waktu tersebut, bahkan berimpit (sama).

Selanjutnya untuk PERT berlaku persamaan :

              t+ 4 t+ tp

te =

                        6

te = Waktu (rata-rata) ekspektasi

to = Waktu optimis

tm = Waktu yang paling mungkin terjadi

tp = Waktu pesimis

 

tp  – t0

 

6

Kita tidak hanya tertarik pada waktu rata-rata, tetapi juga keandalan taksiran. Dalam bahasa statistik, adalah penting untuk mengetahui sebaran distribusi frekuensi dari waktu pelaksanaan aktifitas. Ada dua ukuran sebaran distribusi yaitu variansi dan akar kuadratnya, deviasi standar.

Deviasi standar = St =

 

 

Variansi adalah :  Vt =

 

 

 

 

Sebagai contoh prosedur penaksiran waktu untuk PERT, misalkan anda menetapkan 3 taksiran waktu untuk sebuah aktifitas sebagai berikut :

to = 7,  tm = 9,  t = 13  maka Waktu rata-rata ekspektasi adalah :

             7  + 4 (9)  + 13

   te =                                      =  9,33

                        6

 

   Vt    =                                    = 1

 

 

Maka St = 1 juga distribusi waktu untuk contoh ini bisa digambarkan sebagai berikut :

 

 

Densitas probabilitas

 

                                                   Distribusi Waktu

 

Sekarang anda diajak kembali memperhatikan contoh kasus pembangunan pabrik mobil batu PT. TI. Dalam versi PERT, maka data taksiran waktu aktifitas akan tampak seperti tabel :

Taksiran Waktu Aktifitas PT. TI

Aktifitas

t0

tm

tp

te

Vt

A

7

10

15

10

1,78

B

3

5

8

5

0,69

C

5

8

12

8

1,36

D

2

4

6

4

0,44

E

5

11

12

10

1,36

F

8

12

14

12

1,00

G

5

12

13

11

1,00

H

8

16

18

15

2,78

I

1

3

5

3

0,44

Lama waktu aktifitas keseluruhan aktifitas dalam jaringan, TE sama dengan to

TE = Σ te untuk seluruh aktifitas sepanjang lintasan yang disorot

Hal ini memberi jalan untuk menentukan panjang waktu lintasan mana saja di dalam jaringan. Sesungguhnya, caranya identik dengan CPM. Sehingga penggambaran jaringan, perhitungan maju dan mundur, slack, dan lintasan kritis yang terdapat pada CPM secara langsung dapat diterapkan juga pada PERT.

Jika, disamping mengetahui rata-rata atau waktu ekspektasi sepanjang lintasan kritis, anda juga tahu tentang variansi sepanjang lintasan kritis dan distribusi probabilitas waktu keseluruhan, anda dapat menghitung kemungkinan selesainya proyek dalam waktu tertentu. Untungnya, variansi dan jumlah waktu setiap aktifitas sama dengan jumlah variansi masing-masing waktu.

VT = Vt   berlaku untuk aktifitas sepanjang lintasan yang disorot.

Maka hakikatnya deviasi standar lintasan tersebut adalah ST  = √ Vt

 

Selanjutnya dan teorema batas pusat, kita bisa berdeduksi bahwa distribusi sejumlah n aktifitas mendekati distribusi normal manakala n semakin besar. Kita telah melihat bahwa distribusi dipakai dalam pengendalian kualitas secara statistik dengan sampel berukuran 4 atau 5. Proyek yang memerlukan pendekatan lintasan kritis biasanya akan terdiri atas 4 – 5 aktifitas sepanjang lintasan kritisnya.

Sekarang marilah kita hitung rata-rata dan variansi lintasan kritisnya pada contoh kasus PT. TI. Aktifitas yang berada pada lintasan kritis adalah B, E, dan H. Maka total waktu ekspektasi adalah

TE = Σ Te = 5 + 10 + 15 = 30

Variansi sepanjang lintasan kritisnya adalah :

VT = Σ Vt = 0,69 + 1,36 + 2,78 = 4,83

Adapun standar deviasinya adalah

ST = √ Vt   = √4,83 = 2,198

 

     7   10   15   20   25   30    35    40    45     50

Kini kita akan menghitung berapa kemungkinannya 30 hari proyek akan selesai. Secara grafis, masalah ini ditunjukkan oleh gambar berikut  :

Maka luas daerah yang diarsir menyatakan probabilitas TE tercapai. Artinya kemungkinan proyek akan selesai dalam tempo 30 hari adalah 50%.

 

25 – 30

 

2,198

X –  TE

 

ST

X – μ

 

δ

Apabila waktu penyelesaian digeser ke kanan, misalnya 35 hari, maka kemungkinan tercapainya akan meningkat. Hal ini bisa dihitung sebagai berikut:

 

Z  =                   =                                      =            = 2,2748

 

 

Dan tabel distribusi normal dapat diketahui bahwa luas daerah di bawah kurvanya adalah 0,9898 atau ± 99%.

 

 

…oo000oo…


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s